Digitalização e Desmaterialização de Documentos

A revolução digital veio redefinir os desafios e as prioridades que as empresas enfrentam.

A desmaterialização de sistemas e procedimentos baseados em papel é cada vez mais o caminho seguido na gestão de empresas para o aumento da eficiência, garantia de continuidade de negócio e poupança de tempo.

É fundamental que a transição para o digital seja feita de uma forma organizada e com o mínimo de interrupção para as organizações.

A maior parte das empresas operacionaliza as suas ações em suporte físico e está sobrecarregada com o papel.

A ecobite oferece soluções para armazenar, organizar e desmaterializar os seus documentos físicos em PDFs com formato legal e compatível com várias plataformas.

Os serviços de digitalização cumprem os requisitos legais para desmaterializar documentos de um formulário em papel para PDFs totalmente customizados.

Plataforma de Integração

Faz ligação a vários softwares de gestão, permitindo a leitura, edição e partilha de documentos digitalizados

Quais os benefícios da desmaterialização?

Editar, arquivar, armazenar e pesquisar em sistemas baseados no papel é demasiado demorado e frustrante. Mudar para o digital permite transferir documentos com mais facilidade e também permite pesquisar rapidamente as informações corretas sem que a distância seja obstáculo
Cada pedaço de papel à vista é uma quebra de segurança à espera de acontecer (ficheiros não protegidos também). Manter documentos em formato digital mantém a informação protegida e garante um registo claro de todos os utilizadores que tiveram acesso
Inundações, incêndios, ácaros, desastres naturais, etc. São várias as ameaças aos seus ficheiros impressos. Com o software de armazenamento digital da Ecobite é garantido que há sempre backups seguros de toda a informação
Muitos documentos comerciais (faturas, contratos, memorandos) requerem edições e revisões nas várias etapas, especialmente ao trabalhar entre equipas. Com sistemas digitais, a edição de documentos é eficiente e conveniente
Os minutos gastos durante o dia à procura de ficheiros no meio de documentos mal etiquetados, mal colocados ou desordenados vão acumulando. E com eles, custos para a sua empresa. Com versões digitalizadas desses ficheiros e o software de documentação da Ecobite, a pesquisa de informação será sempre rápida e precisa
O espaço de escritório tem um custo elevado para as empresas. Ao converter documentos impressos para formato digital está a poupar e a criar novas oportunidades para o espaço libertado
Para além dos custos com consumíveis de escritório, o preço cobrado aos recursos naturais do planeta também não pode ser ignorado. Optar pela desmaterialização de documentos pode reduzir a pegada de carbono da sua empresa

A equipa de desenvolvimento de software da Ecobite cria grandes produtos que trazem valor à sua empresa e surpreendem os seus clientes.

Desenvolvimento Web
Adaptado a qualquer Indústria
Software à Medida

O software que precisa é único? Estamos à altura do desfio. A nossa equipa ajuda-o a planear e criar e implementar a ferramenta ideal para o seu negócio.

A desmaterialização e digitalização de documentos, consiste na capacidade de conseguir aplicar soluções estratégicas para a melhoria dos projetos operacionais.

Na Ecobite, através da ciência estudamos e compreendemos o fenómeno da Inteligência estratégica da desmaterialização e digitalização de documentos.

O conhecimento arquivística é uma ciência que estuda as funções do arquivo digital, e também os princípios e técnicas a serem observados durante a atuação deste técnico sobre os arquivos.

A ciência arquivística está relacionada com a ciência da informação e com todos os indicadores de aumento de performance e produtividade empresarial.

Com esta ciência e em conjunto com a Engenharia e o Conhecimento adquirido, a Ecobite cria instrumentos e soluções para apoiar projetos de desmaterialização documental.

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